Angebote & andere Dokumente nachträglich bearbeiten

Du möchtest ein Dokument nach dem Fertigstellen bearbeiten? Das funktioniert wunderbar in Plancraft und ist im Übrigen auch mit der GoBD vereinbar. Klappt für:

Angebote
Auftragsbestätigungen
Lieferscheine
Rechnungen (alle Arten) & Gutschriften

In diesem Artikel zeigen wir die das Ganze für Angebote. Es verhält sich exakt gleich für Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Für Rechnungen raten wir grundsätzlich davon ab. Einen gesonderten Artikel dazu findest du hier.

PDF erneut bearbeiten

Um nach dem Fertigstellen eines Dokuments (Angebot) das PDF erneut zu bearbeiten, sind zwei einfache Schritte notwendig:

Schritt 1: Neuen Entwurf erstellen

Hast du ein Dokument, z. B. ein Angebot fertiggestellt und entdeckst einen Fehler oder möchtest eine Angabe (Kunden, Adresse, Rechtschreibfehler, etc.) korrigieren, kannst du das Dokument erneut in einen Entwurfsmodus setzen.

Klicke dazu in der PDF Vorschau einfach oben rechts auf die 3 Punkte und wähle PDF erneut bearbeiten aus.

Du siehst, dass Plancraft dich mit einem Hinweis darauf aufmerksam macht, dass du nun dabei bist das Dokument wieder in den Entwurfsmodus zu versetzen. Du kannst das Dokument nach erneutem Fertigstellen anschließend unter derselben Dokumentnummer veröffentlichen.

Schritt 2: Änderungen vornehmen & erneut fertigstellen

Nun kannst du wie gewohnt am Dokument arbeiten und deine Änderungen einpflegen. Stelle das Dokument danach erneut wie gewohnt fertig.

Hinweise

Versionsverlauf & die GoBD

Damit du a) stets einen Überblick über alle Änderungen hast und b) dadurch GoBD konform arbeiten kannst, gibt es in Plancraft einen Versionsverlauf. Diesen kannst du für fertiggestellte Dokumente unter dem 3-Punkte Menü abrufen.

Im Versionsverlauf kannst du stets alle fertiggestellten Versionen einsehen und das PDF-A/2 Dokument dazu herunterladen. Es lässt dich außerdem im Prüfungsfall nachweisen, welche Änderung wann von wem vorgenommen wurden.

WICHTIG: vor allem Rechnungen die bereits beim Kunden sind solltest du nie einfach so nochmal ändern. Storniere oder fertige eine Rechnungskorrektur an, um Missverständnisse und Fehlbuchungen zu vermeiden.

Änderungen rückgängig machen

Du hast nur versehentlich einen Entwurf erstellt, nachdem du das Dokument schon fertiggestellt hattest? Kein Problem, im Versionsverlauf kannst du einen aktuellen Entwurf abbrechen und zur zuletzt veröffentlichten Version zurückkehren.